Zarządzanie procesami i ludźmi w organizacji może być zadaniem trudnym. Może to również wpłynąć na wzrost organizacyjny, zadowolenie klienta i łatwość prowadzenia jednostki, co wymusza potrzebę struktur zarządzania. Zarządzanie zmianą i zarządzanie projektami to niektóre z powszechnych dyscyplin, jeśli chodzi o ustalanie strategii wykonawczych. Chociaż są one kluczowe w realizacji i sukcesie projektów i pracują ręka w rękę, różnią się na różne sposoby.

Czym jest zarządzanie zmianą?

Jest to wykorzystanie ludzi, narzędzi i procesów, aby skutecznie pomóc firmom w zarządzaniu zmianami, które pojawiają się w wyniku inicjatyw projektowych, jak również innych czynników, które mogą wpłynąć na prowadzenie działalności lub wynik inicjatywy.

Do rodzajów zmian organizacyjnych należą:

  • Zmiana rozwojowa- Jest to zmiana, która optymalizuje i poprawia już ustalone strategie, procesy i procedury.
  • Zmiana przejściowa- Aby rozwiązać problemy, organizacje mogą być zmuszone do przyjęcia zmiany przejściowej. To przenosi firmę ze starego stanu do nowego, np. poprzez przejęcia, automatyzację i fuzje.
  • Zmiana transformacyjna- Jest to zmiana, która zmienia podstawowe wartości, kulturę i działania w organizacji.

Mimo że zarządzanie zmianą nie pociąga za sobą sformalizowanych kamieni milowych ani zadań, stało się istotnym procesem w organizacjach. Niezależnie od wyznaczonych celów, procesy zarządzania zmianą mogą się różnić w zależności od organizacji.

Menedżerowie zmian są kluczowi w tym procesie, ponieważ zarządzają, prowadzą, dokumentują, komunikują i wdrażają strategie, aby pomóc pracownikom, kierownictwu i innym interesariuszom podczas zmian. Pomagają również w zmniejszaniu oporu oraz pełnią rolę łącznika i rzecznika działań.

Jaką więc rolę odgrywa zarządzanie zmianą w organizacji? Zarządzanie zmianą dotyczy wpływu projektów na procesy i ludzi w organizacji. Ponieważ projekty nie tylko wpływają na kluczowych interesariuszy, zespoły i inne osoby, które mogą nie być zaangażowane w realizację projektu, zarządzanie zmianą wchodzi w grę, aby rozwiązać problem wpływu wspomnianego projektu.

Specjalista ds. zarządzania zmianą może zatem zarządzać niepewnością, niepokojem i zmartwieniem w wyniku realizacji projektu. Osoba ta może pomóc w płynnym przejściu i pomóc pracownikom w trakcie zmian.

Przykłady scenariuszy, w których zarządzanie zmianą może być istotne w organizacji obejmują:

  • Przejęcia i fuzje
  • W czasie kryzysu
  • Podczas wdrażania nowej technologii
  • Zmiana przywództwa lub kultury organizacyjnej

Czym jest zarządzanie projektami?

Jest to zastosowanie umiejętności, wiedzy, technik i narzędzi do inicjowania, planowania, monitorowania, realizacji projektu. Zarządzanie projektem ma określoną datę rozpoczęcia i zakończenia, w tym zadania, kamienie milowe, końcowe produkty oraz zidentyfikowane procesy, cele i wymagania.



Jest często związany z dziedzinami inżynierii, opieki zdrowotnej, technologii informacyjnej i opieki zdrowotnej, ponieważ wiążą się one ze złożonymi komponentami, które muszą być skompletowane, aby stworzyć końcowy, funkcjonujący produkt.

Kierownicy projektów odgrywają w tym istotną rolę. Ich role wiążą się z określeniem celów projektu, ustaleniem kiedy i kto będzie realizował określone procesy oraz zapewnieniem kontroli jakości zgodnej z określonymi standardami.

Wśród rodzajów zarządzania projektami znajdują się;

  • Zarządzanie projektami typu waterfall- Podobnie jak w przypadku tradycyjnego zarządzania projektami, każde zadanie musi być zakończone przed rozpoczęciem kolejnego. Ponadto, ponieważ kroki są liniowe, postęp płynie w jednym kierunku. W tym typie zarządzania projektem najważniejsze są harmonogramy i dbałość o kolejność zadań.
  • Zwinne zarządzanie projektami- Będąc procesem interaktywnym, skupia się na ciągłym doskonaleniu i monitorowaniu produktów. Projekty są realizowane równolegle do siebie. Pozwala na naprawę błędów bez ponownego rozpoczynania całego projektu.
  • Lean project management- Metoda ta ma na celu ograniczenie marnotrawstwa zasobów i czasu. Mniejsza ilość zasobów jest zatem wykorzystywana do tworzenia większej wartości dla konsumentów.

Podobieństwa pomiędzy zarządzaniem zmianą a zarządzaniem projektem

  • Oba są kluczowe w realizacji inicjatyw lub projektów

Różnice pomiędzy zarządzaniem zmianą a zarządzaniem projektem

Definicja



Zarządzanie zmianą odnosi się do wykorzystania ludzi, narzędzi i procesów, aby skutecznie pomóc firmom w zarządzaniu zmianami, które pojawiają się w wyniku inicjatyw projektowych, jak również innych czynników, które mogą mieć wpływ na prowadzenie działalności lub wynik inicjatywy. Z drugiej strony, zarządzanie projektami odnosi się do zastosowania umiejętności, wiedzy, technik i narzędzi do inicjowania, planowania, monitorowania, realizacji projektu.

Focus

Podczas gdy zarządzanie zmianą skupia się na pracownikach dotkniętych zmianami w wyniku inicjacji lub projektów, zarządzanie projektem skupia się na działaniach i zadaniach wymaganych do wdrożenia i stworzenia rozwiązań technicznych w wyniku zmiany.

Czynniki wpływające na skalowanie

Czynniki skalujące w zarządzaniu zmianą obejmują atrybuty organizacji, stopień wymaganej zmiany oraz cechy zmiany. Z drugiej strony czynniki skalujące w zarządzaniu projektami obejmują stopień i złożoność zmiany technicznej, która pojawia się wraz z określoną inicjatywą lub projektem.

Stosowane narzędzia

Wśród narzędzi stosowanych w zarządzaniu zmianą znajdują się plany coachingu, indywidualne modele zmian, plany komunikacji, plany zarządzania oporem i plany szkoleń. Natomiast wśród narzędzi wykorzystywanych w zarządzaniu projektami jest realizowany za pomocą karty projektu, szacowania budżetu, uzasadnienia biznesowego, alokacji zasobów i zestawienia prac.

Wdrożeniowcy



Zarządzanie zmianą jest praktykowane przez liderów wyższego szczebla i kierowników, a także przełożonych i menedżerów. Z drugiej strony, zarządzanie projektami jest wdrażane przez kierowników projektów i zespół projektowy.

Miara sukcesu

Udana inicjatywa zarządzania zmianą obejmuje szybkość przyjęcia, wykorzystania, biegłość i osiągnięcie wyników przez cały zespół. Z drugiej strony, udane zarządzanie projektem opiera się na technicznych elementach zmiany, w tym na czasie, budżecie, spełnieniu wymagań technicznych oraz osiągnięciu wyników i rezultatów.

Partnerzy

Kierownik ds. zmian ściśle współpracuje z zespołem zarządzającym projektem, aby skutecznie zarządzać wszystkimi aspektami projektu i tym, jak będą one wpływać na wszystkich interesariuszy. Z drugiej strony, kierownik projektu pracuje ramię w ramię z zespołem zarządzającym projektem, aby wykonać wdrożenie i rozwój projektu.

Podsumowanie Zarządzanie zmianą a zarządzanie projektem



Zarządzanie zmianą odnosi się do wykorzystania ludzi, narzędzi i procesów, aby skutecznie pomóc firmom w zarządzaniu zmianami, które pojawiają się w związku z inicjatywami projektowymi, a także innymi czynnikami, które mogą mieć wpływ na prowadzenie działalności lub wynik inicjatywy. Koncentruje się na pracownikach dotkniętych zmianami w wyniku inicjatyw lub projektów.

Z drugiej strony, zarządzanie projektem odnosi się do zastosowania umiejętności, wiedzy, technik i narzędzi do inicjowania, planowania, monitorowania, realizacji projektu. Koncentruje się na działaniach i zadaniach wymaganych do wdrożenia i stworzenia rozwiązań technicznych w wyniku zmiany.