Jednym z najistotniejszych aktywów w firmie jest zapas. Obejmuje on zarówno surowce, towary nieukończone, jak i wyroby gotowe. Niezależnie od formy, utrzymywanie zapasów lub inwentaryzacji jest kosztowne, a zatem powinno być obsługiwane sprawnie. Inwentaryzacja i kontrola zapasów to dwa terminy, od których nie można uciec, kiedy myśli się o zarządzaniu zapasami. Ale czy wiesz, że nie są one tożsame? Choć bardzo podobne, mają swoje różnice. Poznajmy je w tym artykule.

Inwentaryzacja

Inwentaryzacja odnosi się do liczenia zapasów na stanie. Jest to fizyczna weryfikacja ilości i stanu przedmiotów w sklepie. Ma ona kluczowe znaczenie, ponieważ wpływa na zakupy, produkcję i sprzedaż.

Zapasy odnoszą się do wszystkiego, począwszy od surowców, takich jak części samochodowe, odzież, beton i artykuły gospodarstwa domowego, po gotowe produkty dostępne do sprzedaży dla konsumentów.

Rodzaje inwentaryzacji

Najlepszą metodą inwentaryzacji jest korzystanie z oprogramowania, które dostarcza informacji w czasie rzeczywistym i dziennym. Choć jest droższe, jego zalety przewyższają inne metody.

• Akcje okresowe- Dzieje się to na koniec okresu rozliczeniowego lub w ustalonych okresach.
• Kontrole punktowe- Są to zaplanowane lub czasami losowe kontrole, które są wykonywane na kasach. Mogą one pomóc w ustaleniu, czy to co podaje oprogramowanie jest właściwe, czy też istnieją rozbieżności. Kontrole punktowe są również dobrym rozwiązaniem w przypadku podejrzenia kradzieży.
• Continuous Perpetual Stocktaking- Jest to wykonywane przez cały rok w różnych punktach.
• Stock-out Validation- Ma miejsce, gdy akcje zeszły niebezpiecznie nisko.
• Roczna inwentaryzacja- Wykonywana w ostatnim miesiącu roku finansowego i czasami może wymagać zamknięcia lokalu na kilka dni.

Korzyści wynikające z inwentaryzacji

• Inwentaryzacja pozwala na dokładne śledzenie fizycznych zapasów, co zostało sprzedane, a co nie w raporcie. Pomaga to w ocenie wydajności i rentowności, zapewniając jednocześnie efektywność w biznesie.
• Pomaga zapobiegać zapasom, które powodują, że usługi lub produkty wychodzą z rynku.
• Zwiększa zyski poprzez zmniejszenie strat i marnotrawstwa
• Pomaga kierownictwu dokładnie wiedzieć, które produkty mają się dobrze, a które nie.
• Zapewnia poprawność aktywów w bilansie firmy.

• Identyfikuje kurczenie się, uszkodzenia i kradzieże poprzez monitorowanie poziomu zapasów w czasie rzeczywistym

• Monitoruje zapasy sezonowe i szybko upływające terminy ważności produktów
• Pomaga w utrzymaniu aktualnych cen i strategii cenowych.
• Pomaga utrzymać poziom zysku brutto lub dowiedzieć się, dlaczego nie trafiasz w swoje cele.

Kontrola zapasów

Kontrola zapasów odnosi się do procesu utrzymywania odpowiedniej ilości zapasów dla firmy, aby sprostać wymaganiom klientów. Odbywa się to przy zapewnieniu, że koszty utrzymania zapasów są utrzymywane na minimalnym poziomie.

Celem kontroli zapasów jest upewnienie się, że firma zawsze ma wystarczająco dużo zapasów, aby utrzymać swoich klientów, jednocześnie równoważąc kwotę wydaną na nabycie i przechowywanie zapasów.

Metody kontroli zapasów

Just in Time (JIT)

W tej metodzie zapas jest zamawiany w miarę potrzeb, aby utrzymać niskie koszty i wysoką płynność. Firma musi być dobrze zorganizowany do zakupu w odpowiednim czasie jednak i dostawców niezawodne do spełnienia wymagań, aby uniknąć zapasów-outs. Ryzyko stock-outs istnieje również w przypadku dużych zamówień.

First In First Out (FIFO)

System ten jest powszechny wśród osób zajmujących się towarami łatwo psującymi się. Zapewnia on, że zapas nie wygaśnie przed użyciem. Pozwala na wydawanie zapasów, które przyszły jako pierwsze, przed tymi, które przyszły w późniejszym terminie.

EOQ (Economic Order Quantity)

EOQ to formuła matematyczna, która jest złożona w swojej naturze i stara się utrzymać zapas na optymalnym poziomie. Obliczenia w ramach tej formuły są czasochłonne i łatwiej jest skonsultować się z profesjonalistą o wskazówki lub dostosować oprogramowanie, które ma wbudowane kalkulatory EOQ, aby pomóc.

Inne metody obejmują kontrolę partii, zapasów zarządzanych przez sprzedawcę i przeglądów zapasów.

Korzyści z kontroli zapasów

• Eliminuje zapasy, dzięki czemu zaspokaja potrzeby klientów w odpowiedni sposób
• Zmniejsza szanse na nadmierne zapasy
• Usuwa potrzebę zgadywania, ponieważ dostępne są dokładne dane
• Chroni przed kradzieżą lub brakiem zapasów.
• Zwiększa zadowolenie klientów.
• Pomaga oszczędzać czas i pieniądze.

Podobieństwa między inwentaryzacją a kontrolą zapasów

• Zarówno inwentaryzacja jak i kontrola zapasów zapewnia efektywne zarządzanie zapasami w przedsiębiorstwie.

Różnice między inwentaryzacją a kontrolą zapasów

Definicja

Inwentaryzacja to fizyczna weryfikacja ilości i stanu artykułów w sklepie i ma kluczowe znaczenie, ponieważ wpływa na zakupy, produkcję i sprzedaż.

Kontrola zapasów odnosi się do procesu utrzymywania odpowiedniej ilości zapasów dla przedsiębiorstwa w celu zaspokojenia zapotrzebowania klientów.

Główny cel

Głównym celem inwentaryzacji jest kontrola zapasów/inwentarza, natomiast głównym celem kontroli zapasów jest zapewnienie, że istnieją odpowiednie zapasy dostępne w celu zaspokojenia zapotrzebowania klientów.

Częstotliwość

Częstotliwość inwentaryzacji zależy od polityki firmy i może być wykonywana codziennie, co tydzień, co miesiąc lub co roku, natomiast kontrola zapasów powinna być wykonywana w sposób ciągły.

Inwentaryzacja a kontrola zapasów: Wnioski

Inwentaryzacja odnosi się do fizycznej weryfikacji ilości i stanu artykułów w sklepie. Kontrola zapasów odnosi się do procesu utrzymywania odpowiedniej ilości zapasów dla firmy, aby sprostać wymaganiom klientów. Chociaż obie kontrole dotyczą różnych aspektów, są bardzo podobne w tym, że zapewniają wystarczającą ilość zapasów oraz efektywność sprzedaży i produkcji.