Trendy w przestrzeniach pracy i kulturach organizacji uległy w ostatnim czasie znacznym zmianom. To, co byłoby uważane za nienormalne, stało się obecnie nową, a nawet preferowaną normą dla wielu pracowników i firm. Wraz z pandemią wirusa COVID-19, trend na wirtualne biura nabrał rozpędu, z mniejszym wykorzystaniem fizycznych biur, aby zapobiec rozprzestrzenianiu się wirusa. A teraz firmy przyjmują wirtualne biura, widząc, że zmniejszają one wiele kosztów, nie zapominając o wzroście gig economy. Pracownicy również skłaniają się bardziej ku temu trendowi, biorąc pod uwagę wolność, która się z nim wiąże. Więc, jakie są różnice między wirtualnymi biurami i fizycznymi biurami?

Co to jest biuro wirtualne?

Wirtualne biuro to opcja wykorzystywana przez firmy, która daje im dostęp do zdalnej przestrzeni roboczej i dostęp do działań związanych z biurem bez konieczności długiego wynajmowania biura. Dzięki wirtualnemu biuru pracownicy mają dostęp do sal konferencyjnych, usług odbierania telefonów i wideokonferencji. Wirtualne biura zyskały popularność w małym biznesie i start-upach. Trend ten został przyspieszony przez rozwój usług przesyłania wiadomości i aplikacji do wideokonferencji.

Firmy, które korzystają z opcji wirtualnego biura, czerpią korzyści przez:

• Niższe koszty ogólne- Korzystanie z wirtualnych biur oznacza, że firmy ponoszą znacznie niższe koszty za powierzchnie biurowe. Fundusze te mogą być zatem kierowane do innych istotnych sektorów biznesowych, takich jak zarządzanie i marketing.
• Mniej konfliktów w biurze- Ponieważ wszystko jest obsługiwane przez aplikacje do przesyłania wiadomości online i wideokonferencji, pracownicy dostają się do produktywności bez wielu konfliktów, które byłyby widoczne z fizycznymi biurami.
• Mniejsza potrzeba zarządzania – Z wirtualnych biur, firmy nie mają wiele potrzeb zarządzania, ponieważ wirtualne biura mają mniej potrzeb zarządzania.
• Wzrost produktywności- Wirtualne biura prowadzą do zwiększenia produktywności wśród pracowników. Brak dojazdów pozwala również zaoszczędzić czas i zwiększyć produktywność pracownika.
• Wzrost elastyczności- Ponieważ pracownicy nie muszą pracować w fizycznym biurze, są bardziej elastyczni i mogą pracować w dowolnym miejscu, tak długo jak wykonują swoją pracę.
• Łatwa ekspansja- Z wirtualnym biurem, firmy mogą łatwo rozwijać się do innych lokalizacji, ponieważ nie muszą przenosić się do większego biura.

Jednak wirtualne biura mają różne wady, w tym:

Co to jest urząd fizyczny?

Jest to opcja centralnej lokalizacji pracy dla codziennych zadań w środowisku biznesowym. Pomimo szumu wokół wirtualnych biur, wiele firm nadal woli trzymać się opcji fizycznych biur. To w dużej mierze zależy od rodzaju firmy, kultury i dostępności funduszy.

Głównym powodem, dla którego fizyczne biura są w dużej mierze preferowane jest zdolność do zapewnienia przestrzeni, w której pracownicy mogą oddzielić swoją pracę od innych aspektów życia. Fizyczne biura dowodzą również atmosfery, która zaszczepia i wzmacnia cele organizacji.

Zalety fizycznego biura obejmują:

Z drugiej strony, wady obejmują:

• Jest drogi- Leasing biurowy może być drogi nie wspominając o meblach biurowych, materiałach eksploatacyjnych, sprzęcie i innych kosztach ogólnych.
• Ogranicza firmy do zatrudniania ludzi w danej lokalizacji- Chociaż pracownicy mają wybór, aby przenieść się do lokalizacji w pobliżu biur, nie każdy będzie wystarczająco elastyczny na to. W związku z tym, firmy w końcu tracą na zatrudnianiu talentów globalnie.
• Może to ograniczyć wydajność pracowników, zwłaszcza z powodu długich godzin dojazdu do pracy

Podobieństwa między wirtualnym biurem a biurem fizycznym

• Oba mają na celu zwiększenie wydajności pracowników

Różnice między biurem wirtualnym a fizycznym

Definicja

Wirtualne biuro odnosi się do opcji wykorzystywanej przez firmy, która daje im dostęp do zdalnej przestrzeni roboczej i dostęp do działań związanych z biurem bez konieczności długiego wynajmowania biura. Z drugiej strony, fizyczne biuro odnosi się do opcji centralnej lokalizacji pracy dla codziennych zadań w środowisku biznesowym.

Koszty

Z wirtualnym biurem, firmy płacą znacznie niższe koszty za powierzchnie biurowe. Z drugiej strony, fizyczne biuro ma wiele kosztów, jak biura ponoszą koszty w zakupie mebli biurowych, materiałów eksploatacyjnych, sprzętu i innych kosztów ogólnych nie zapominając o wysokim czynszu.

Commute

W wirtualnym biurze pracownicy nie muszą codziennie dojeżdżać do biura. Z drugiej strony, w biurze fizycznym pracownicy muszą dojeżdżać do biura.

Elastyczność

Wirtualne biura zapewniają pracownikom elastyczność pracy z dowolnego miejsca. Z drugiej strony, biura fizyczne nie oferują elastyczności pracy z dowolnej lokalizacji.

Współpraca i komunikacja pracowników

Biura wirtualne promują dyskoneksyjność, brak zaufania i koleżeństwa, ponieważ jest ograniczony kontakt z innymi pracownikami. Z drugiej strony istnieje łatwość współpracy i komunikacji między pracownikami w biurach fizycznych.

Podsumowanie wirtualnego biura vs. fizycznego biura

Wirtualne biuro odnosi się do opcji wykorzystywanej przez firmy, która daje im dostęp do zdalnej przestrzeni roboczej i dostęp do działań związanych z biurem bez konieczności długiego wynajmowania biura. Z drugiej strony, fizyczne biuro odnosi się do opcji centralnej lokalizacji pracy dla codziennych zadań w środowisku biznesowym. Podczas gdy zarówno wirtualne biura, jak i fizyczne biura mają niesamowite korzyści, upewnij się, że wybierzesz opcję do pracy w oparciu o wielkość zespołu, charakter działalności, dostępność kapitału, firmy i kultury zespołu nie zapominając o stylu życia i preferencji. Jeśli zdecydujesz się na wirtualne biura, posiadanie odpowiedniej struktury zwiększa i utrzymuje produktywność pracowników.